POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RECKITT BENCKISER COLOMBIA S.A.
1.OBJETIVO
RECKITT BENCKISER COLOMBIA S.A. (en adelante “RECKITT”) está comprometido con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información.
La presente política tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas, a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya solicitado en algún momento y se tenga almacenado en bases de datos y/o archivos disponibles en RECKITT o cuyo Tratamiento ha sido encargado a RECKITT. Asimismo, se protegen los derechos constitucionales de RECKITT, sus empleados y proveedores.
2.OBLIGATORIEDAD
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de RECKITT, sus administradores, empleados en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de RECKITT.
Todos los empleados de RECKITT deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.
3.ALCANCE
La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos, sea física o digital, que los haga susceptibles de tratamiento y que se encuentre en poder de RECKITT, en su condición de responsable y/o encargada del tratamiento y la información.
RECKITT, se reserva el derecho a delegar en un tercero el encargo de los datos personales y es de obligatorio cumplimiento del tercero, la implementación de los lineamientos y/o procedimientos para la protección de los Datos Personales y la estricta confidencialidad de estos.
4.DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)
Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país
5.PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.
RECKITT aplicará en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales los principios legales de finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
6.TRATAMIENTO Y FINALIDADES.
RECKITT realizará el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular y la ley para cumplir con las actividades propias de su objeto social.
El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.
RECKITT también podrá tratar los datos personales de acuerdo con las autorizaciones, dadas por los titulares cuando éstas sean requeridas y, entre otros, para los siguientes fines:
1. Garantizar el ejercicio de los derechos como usuario de los servicios ofrecidos por RECKITT.
2. Informar sobre cambios en nuestros servicios.
3. Actualizar la información.
4. Evaluar la calidad del servicio.
5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los productos ofrecidos por RECKITT.
6. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios sociales, programas, alianzas, estudios, concursos, rifas, sorteos, promociones, así como facilitarle el acceso general a la información de estos y demás actividades relacionadas con las funciones propias de RECKITT.
7. Consultar y reportar a las centrales y/o operadores de información los datos financieros, comerciales y crediticios de nuestros clientes/proveedores de acuerdo con lo establecido en la ley.
8. Transferir a terceros vinculados al Responsable, la información proporcionada, así como a cualquier filial y/o división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas para el cumplimiento de las finalidades establecidas en el presente documento.
9. Dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones contraídas con los usuarios, colaboradores/empleados, proveedores/clientes y en general para dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto social principal y conexo.
10. Para el desarrollo, información, registro, control y cumplimiento de todas las actividades relacionadas con educación, desarrollo social, cultura, recreación y turismo.
11. Para actividades de mercadeo y/o promoción de productos, información de ventas, comercial y publicitaria, y en general, servicios relacionados con el objeto social de RECKITT.
12. Para crear y registrar a los clientes/proveedores de bienes y/o servicios, en áreas tales como: contabilidad, recursos humanos, mercadeo, regulatorio, finanzas, entre otras requeridas dentro de la relación comercial; así como para el envío de información referente a documentos de cobro y de pago, como facturas.
13. Para el envío de información respecto a cambios o mejoras en el esquema de prestación de los servicios, avisos, de políticas comerciales y administrativas de la sociedad responsable del manejo de la información.
14. Transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de RECKITT o a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
15. Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales que RECKITT tenga con sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, así como con las autoridades judiciales o administrativas.
16. Para efectos de Seguridad, la solicitud de documentos, datos personales, fotografías reporte de los equipos tecnológicos al momento de la entrada y salida de las oficinas de RECKITT.
17. Atender y dar trámite a las PQRS formuladas por los usuarios finales de los servicios.
18. En relación con los medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de las instalaciones de RECKITT, se informa sobre su existencia mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia; la información recolectada por este medio se utiliza para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones, así como para el cumplimiento de las obligaciones y derechos que trata la normatividad y los contratos. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
19. Las demás finalidades que determinen los responsables en los procesos de obtención de Datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
7.TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
RECKITT solo trata datos personales sensibles para las finalidades autorizadas por la ley, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.
RECKITT no tratará datos sensibles, excepto cuando estos se encuentren en alguna de las siguientes causales:
a) El Titular haya dado su autorización expresa a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento se adoptarán las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Los datos sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines previstos y para la prestación del servicio en salud conforme a la normatividad vigente aplicable.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
8.TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
El tratamiento de datos personales de los menores se encuentra prohibido por la regulación nacional, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y en cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el Representante Legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
9.DERECHOS DE LOS TITULARES:
Los titulares de la información tienen derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato
b) Solicitar prueba de la autorización.
c) Ser informado sobre el uso que RECKITT ha dado a los datos personales del titular;
d) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato personal cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
e) Presentar quejas ante la autoridad competente por infracciones a la regulación de protección de datos personales una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.
10.PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de RECKITT.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Si la solicitud es formulada por una persona distinta del Titular y no se acredite que esta actúa en representación de aquel, RECKITT le informará dicha situación al solicitante y no encaminará la solicitud.
5.1 Requisitos de la solicitud
Toda solicitud recibida por RECKITT debe contener por lo menos la siguiente información:
1. Nombre y domicilio del Titular o correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta
2. Documentos que acrediten su identidad o la personalidad de su representante
3. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos
5.2 Medios para radicar la solicitud
Todas las consultas y reclamos a RECKITT se podrán realizar a través de los siguientes mecanismos:
- Correo electrónico: privacidad_datosSWL@rb.com
- Por medio escrito en la siguiente dirección: Calle 46 # 5 – 76, Cali, Colombia
- Línea de atención al consumidor
5.3 Consultas.
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en RECKITT se enrutarán exclusivamente a través de los canales que tiene RECKITT destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
a. Fecha de recibo de la consulta
b. Identidad del solicitante
Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.4 Reclamos.
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en la Política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a RECKITT que contenga la siguiente información:
a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada
b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Supresión
En cuanto a la supresión o eliminación de datos, se debe observar las siguientes condiciones:
a) La solicitud de supresión de los datos no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos,
b) O para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el titular
c) O cuando no sea posible efectuar la eliminación de los datos por la orden de autoridad judicial o administrativa
11.CAMBIOS EN LA POLÍTICA
RECKITT se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. RECKITT publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política en el portal. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.
12.DATOS DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Razón social: RECKITT BENCKISER COLOMBIA S.A.
NIT. 890300684-4.
Correo electrónico: privacidad_datosSWL@rb.com
Dirección: Calle 46 # 5 – 76, Cali, Colombia
Teléfono: 018000513499 en la ciudad de Cali, Colombia
13.VIGENCIA
Fecha de entrada en vigor de la Política de Tratamiento de Datos Personales: 01 de marzo de 2018.
Más reciente actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales: 01 de noviembre de 2020.
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
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